Estate Management Company автоматизирует процессы продаж и взаимодействия с клиентами с помощью CRM-системы Creatio

АО «Estate Management Company», один из лидеров рынка коммерческой недвижимости в Казахстане, использует CRM-систему Creatio от компании «Террасофт» для автоматизации процессов продаж и взаимодействия с клиентами. Проект выполнен в рамках стратегии цифровизации бизнеса, которую реализует руководство компании. Одним из ключевых акцентов стратегии является выстраивание взаимоотношений с клиентами и стратегическими партнерами.

«На этапе инициации проекта перед командой ИТ-департамента была поставлена задача по автоматизации ключевых бизнес-процессов управления продажами и обращениями, повышения эффективности взаимодействия с клиентами, а также формирования единого информационного пространства для работы структурных подразделений компании.

С целью увеличения эффективности и качества внедрения проекта, а также минимизации рисков за счет итерационного выполнения, интерактивного взаимодействия членов команды и быстрой реакцией на изменения было принято решение о применении набора методов и практик для гибкого управления проектами», — отметил Рустам Алибаев, директор ИТ-департамента Estate Management Company.

При выборе поставщика технологического решения для проекта особое внимание уделялось процессу управления поставщиками и партнерами. Low-code инструменты Creatio позволили кастомизировать и достаточно быстро выстроить процессы нужным образом.

В рамках проекта заказчик и компания-интегратор InForce, партнер «Террасофт», объединили в единый сквозной процесс различные задачи: от регистрации потенциальной сделки (лида) до заключения договора, а также очистили процесс от лишних действий. Проектная команда полностью оптимизировала весь жизненный цикл процессов управления продажами и обращениями. Были актуализированы справочники системы и выстроены взаимосвязи между контрагентами, лидами, объектами и договорами с учетом автоматизации сложных условий проверки в системе.

Теперь процесс продаж систематизирован от заинтересованности клиента до завершения сделки и перехода к сопровождению договора. У заказчика есть возможность проводить быстрый анализ эффективности процесса в любом разрезе. Настроен журнал истории аренды каждого помещения: видны ранее заключенные договора/контрагенты-арендаторы, динамическое изменение статусов помещений при заключении, сопровождении или расторжении договора.

Обновленный функционал Creatio позволил упростить процесс формирования аналитической отчетности по уже сформированной методике ключевых показателей для руководства компании. Это, в свою очередь, положительно сказалось на скорости принятия управленческих решений. Ключевым дополнением к основным процессам стала интеграция с системой учета 1С, которая позволяет формировать актуальные срезы данных по договорам, счетам, оплатам, задолженностям — как в сводном виде, так и в разрезе отдельного контрагента, договора или здания.

«Отличием этого проекта от других было применение гибкого подхода к управлению требованиями (раньше об этом только читали в статьях про agile и применяли в жизни лишь частично). Главным принципом стал пересмотр приоритетов требований после каждого значимого результата разработки. Раз в неделю, а иногда и чаще мы проводили тестирование совместно с Заказчиком, и прямо на ходу понимали, что и в каком порядке лучше сделать дальше, а от чего можно вообще отказаться. Такая вовлеченность в процесс разработки со стороны Заказчика наблюдается не часто, поэтому мы, безусловно, благодарны коллегам за опыт, погружение в детали и желание эффективно развивать свои процессы», — говорит Айжан Нугманова, ведущий консультант Inforce.

А Евгений Ким, проектный менеджер Estate Management Company, так прокомментировал проект: «С внедрением единой системы оптимизируется ряд текущих внутренних процессов компании. Так, например, во время настройки интеграции с 1С возникла необходимость унифицировать базу контрагентов, что позволило упростить работу бухгалтерии. В результате ведение бухгалтерского учета договоров стало более удобным и своевременным. Теперь, когда основные бизнес-процессы заработали, можно приступать к их интеграции с мобильными сервисами для создания оперативного инструмента работы менеджеров по продажам в полях, что запланировано в будущих этапах развития проекта».